Acompanhando Resultados com o Check-in Semanal
Não deixe seus OKRs se transformarem em resoluções de Ano Novo. Você deve incluí-los na rotina de trabalho de cada time usando os Check-ins semanais de OKR.
O Check-in é uma breve cerimônia para acompanhar resultados. A idéia não é aumentar o overhead gerencial ou adicionar mais reuniões, mas tornar as reuniões existentes mais produtivas e até mesmo fundir ou eliminar algumas delas.
Os Check-ins devem ocorrer todas as semanas. Ter reuniões mensais para rastrear resultados é intuitivo quando você tem metas anuais, mas como você está usando OKRs trimestrais, você também deve ter Check-ins mais freqüentes.
Eles devem ser curtos e limitados a uma hora ou menos. Trabalhei com dezenas de times executivos, e todos conseguiram mantê-la abaixo de uma hora – geralmente cerca de 30 a 40 minutos. Os Check-ins das equipes tendem a ser mais curtos, com algumas equipes fazendo check-ins stand-up de 15 minutos.
Os Check-ins semanais são provavelmente a ferramenta mais poderosa para tornar a OKRs parte da cultura da empresa.
Manter a mentalidade certa durante o Check-in é fundamental:
- Melhorar os OKRs vs. Apagar incêndios: vários times têm reuniões regulares, mas geralmente elas são dedicadas a apagar os incêndios e não a melhorar os resultados. O Check-in inverte isso: começaremos medindo nossos OKRs.
- Foco em melhorar os resultados e não em dar desculpas: o Check-in deve ser sobre como vamos melhorar nossos OKRs e não sobre listar todas as explicações para os resultados decepcionantes que podem eventualmente ocorrer.
Esqueça o “Scoring”
Uma abordagem comum para OKR inclui a prática de scoring, onde você dá notas a cada Key Result no final do trimestre. A pontuação geralmente varia entre 0 e 1,0, com valores esperados em torno de 0,6 e 0,7 em média.
Minha experiência é que a pontuação tem vários problemas:
- Ao definir OKRs no início do trimestre e dar notas apenas no final, você está se preparando para falhar. Sem uma cadência regular de medição e acompanhamento, os números não melhorarão. Os Check-ins criam isso.
- A maioria dos times acha o processo de pontuação confuso já que ele pode ser extremamente subjetivo (“O que é um 0.5?”).
- Se você definir as pontuações com antecedência, o que significa que você concorda no início do trimestre com o que é 0,3, 0,7, e assim por diante, você aumentará a complexidade em 3x a 5x. Para cada Key Result você terá que definir três a cinco níveis de atingimento, o que não é uma receita de simplicidade.
- A pontuação traz quase nenhum benefício se você estiver usando Key Results baseados em valor.
É por isso que minha recomendação é: esqueça a pontuação. Use Key Results baseados em valor e apenas faça as medições. Será mais simples para os times, e reduzirá drasticamente o tempo gasto na definição dos OKRs.
A Estrutura do Check-in
Tive a oportunidade de treinar centenas de check-ins. Depois de experimentar diferentes abordagens, descobri que o melhor modelo para Check-in inclui quatro elementos, descritos na tabela abaixo:
Durante o Check-in, a equipe passa por cada elemento para cada Key Result:
DADOS
O Check-in começa com os dados. Qual é a medida atual desse Key Result? O que mudou desde o último Check-in?
NÍVEIS DE CONFIANÇA
Se as medições são o aspecto quantitativo do Check-in, os níveis de confiança trazem o aspecto qualitativo. O que não está nos dados?
Por exemplo, existe uma iniciativa importante atrasada ou um cliente-chave prestes a cancelar? Talvez uma das nossas hipóteses tenha sido invalidada?
Para definir o nível de confiança, a equipe deve responder a seguinte pergunta: Considerando as informações que temos hoje, quão confiantes estamos que alcançaremos cada KR?
Algumas empresas usam uma escala de 1 a 10 para definir os níveis de confiança, mas, na minha experiência, isso pode ser tão confuso como o scoring. Eu recomendo adotar três níveis, usando cores (Verde, Amarelo, Vermelho) ou emoticons (Feliz, Preocupado, Triste):
Duas dicas sobre os níveis de confiança:
- O que interessa é a conversa: todos os membros da equipe devem discuti-los. Os níveis de confiança são uma excelente técnica de alinhamento que também permitirá avaliar o envolvimento de cada membro da equipe rapidamente.
- Vermelho (ou “triste”) não significa que o time deve desistir. Significa que eles devem mudar sua abordagem.
IMPEDIMENTOS
O que está atrasando o time? Existe um fator externo que, se resolvido, poderia melhorar os resultados?
Por exemplo, o time precisa de melhores ferramentas ou uma iniciativa de outra equipe está atrasada?
INICIATIVAS
O que vamos fazer para melhorar os resultados?
Lembre-se de que ficar parado ainda não funciona, pois os Check-ins não são apenas sobre a medição dos números. Você precisa fazer algo para melhorar seus resultados. Ou, como Donald G. Reinertsen escreveu:
Se somente medir resolvesse problemas, comprar uma balança faria você perder peso.