O Ciclo OKR: 3 Passos para o Sucesso com OKR

Foto de Jake Hills via Unsplash

Eu ajudo empresas a adotarem OKR para transformar a forma como usam metas. Já vi seu poder repetidamente: silos funcionais substituídos por times alinhados; Planos anuais estáticos substituídos por responsive rhythm; Colaboradores engajados e motivados; Engenheiros que aprenderam as métricas de negócios trabalhando lado a lado com o marketing.

Mas depois de orientar e treinar milhares de indivíduos, posso listar rapidamente os anti-patterns de OKR. As práticas repetidas que parecem ser benéficas, mas resultam em conseqüências adversas.

Os anti-patterns de OKR se dividem em três categorias:

• Definir OKRs ruins: Exemplos incluem o tratar OKR como uma lista de tarefas, criar muitos OKRs e definir Key Results que não são acionáveis – o time não sabe o que fazer para melhorá-los.
• Criar OKRs em silos:  Times que definem seus OKRs sem falar um com o outro acabam com OKRs conflitantes e resultados ruins.
• “Set it and Forget it”:  Quem trata seus OKRs como resoluções de Ano Novo obtém os mesmos resultados: uma lista de metas esquecidas e não alcançadas.

A visão romântica sobre OKR

Há muitos conselhos ruins sobre OKR por aí.

Na verdade, há uma visão romântica de OKR muito diesseminada onde as coisas acontecem magicamente. E onde o principal objetivo do OKR não é agregar valor, mas ser mais como o Google, independentemente do resultado.

Esta visão é enganosa e é reforçada por fornecedores de software, consultores, publicações e até mesmo pelo próprio Google.

No OKR Romântico, a qualidade dos OKRs não importa. Basta escrever o que quiser, até “comer 5 tortas”. Sim, esse é um exemplo real do site re:Work do Google.

O alinhamento é uma reflexão tardia no OKR Romântico. Porque se importar?

Um dos principais fornecedores de software para OKR recomenda que você não deve alinhe os OKRs durante os dois primeiros trimestres porque adotar OKR “já é muito trabalho”. Ao não alinhar corretamente os OKRs, eles estão colocando meus clientes na rota do fracasso. As empresas não receberão o benefício essencial de OKR, e as interdependências não resolvidas vão impredir o atingimento dos OKRs.

No OKR Romântico também não há necessidade de acompanhar seus OKRs. Basta definí-los no início do trimestre e “dar uma nota” no final, como se a magia do Vale do Silício cuidasse seus resultados para você. É o modelo “Set, Forget and Grade”.

Em uma discussão no grupo de OKR no LinkedIn, um consultor recomendou que a meta para o primeiro trimestre da adoção de OKR fosse que 100% das pessoas definam seus OKRs – sem precisar acompanhar ou medir. Uma propposta realmente “Set it and Forget it”.

As pessoas e organizações que difundem o OKR Romântico deveriam saber que esse é um péssimo caminho. Eles precisam parar de dar recomendações ruins.

O Ciclo OKR

Para combater o OKR Romântico e enderessar as armadilhas mais comuns na adoção de OKR, criei um método simples, o Ciclo OKR. O ciclo tem somente três passos, repetidos todo trimestre: Set, Align, e Achieve.

O  Ciclo OKR

O ciclo baseia-se em duas premissas:

Primeiro, para usar metas com sucesso, não podemos simplesmente “definí-las”. Também temos de alinhá-las (Align) com o resto da organização e trabalhar sistematicamente para alcançá-las (Achieve).

Segundo, uma abordagem linear não pode lidar com a incerteza. Precisamos ser capazes de nos adaptar de acordo com o que aprendemos. É por isso que o ciclo é uma abordagem iterativa que permite flexibilidade.

Agora, vamos passar por cada passo do Ciclo OKR:

Set

Criar OKRs de alta qualidade é um primeiro passo crucial. Eles deveriam ser:

• Valiosos: OKRs devem medir impacto e não ser apenas uma lista de atividades. Concentre-se em Key Results baseados em valor.
• Cativantes: O o processo de definição dos OKRs deve envolver a criatividade e as perspectivas dos funcionários. Os próprios OKRs devem ser motivadores em vez de chatos.
• Acionáveis: O time tem que entender as métricas e como elas se relacionam. Se a equipe não sabe o que pode fazer para melhorar um Key Result, nunca será bem sucedida.

Align

A abordagem tradicional de cascateamento de metas é focada no alinhamento vertical. Cada indivíduo tem que alinhar suas metas com o seu chefe, até o topo da hierarquia. Este modelo tende a criar silos, pois muitas vezes os times não falam uns com os outros.

O alinhamento entre times não ocorre magicamente. Precisamos de uma abordagem estruturada para assegurar que cada time esteja alinhado não apenas com a estratégia da empresa, mas também com os demais. Esse é o papel do segundo passo: Align.

Depois de criar um rascunho dos OKRs, cada time deve:

• Mapear as interdependências.
• Criar OKRs compartilhados.
• Assegurar o alinhamento vertical e horizontal (multifuncional).

Durante o passo Align, cada time também irá discutir o OKR proposto com seu gestor. O papel dos executivos é dar coaching e desafiar as equipes, ajudando a criar melhores OKRs.

É importante entender que você provavelmente precisará rever seus OKRs depois de conversar com os outros times. Eles lhe darão novas ideias e dirão o que podem ou não podem fazer.

É por isso que há uma iteração entre os dois primeiros passos do Ciclo OKR:

Achieve 

É comum que as metas sejam separados do ritmo da empresa. As pessoas as enxergam como algo que você tem que fazer além do seu trabalho real. Mas os times de sucesso fazem usam metas de forma diferente. Em vez de manter OKRs “apartados” do seu trabalho, eles fazem OKRs “uma parte do” seu trabalho. O OKR torna-se um componente crítico do modelo de gestão.

Para fazer isso, depois de definir e alinhar os OKRs, os times devem trabalhar para atingí-los. Eles têm que medir e agir sobre os OKRs para alcançá-los.

No coração do passo Achieve está o Check-in, uma cerimônia semanal para medir os OKRs e ajustar as iniciativas correspondentes.

Adotar o Check-in é crucial para o sucesso do OKR. O meta não é adicionar mais reuniões, mas torná-las mais produtivas e focadas em resltados em vez de tarefas.

Conclusão

OKR não é uma bala de prata. Como qualquer outra ferramenta, pode ser mal utilizado. Depois de aplicá-lo em dezenas de clientes, acredito que o Ciclo OKR é uma ferramenta poderosa para direcionar uma adoção OKR bem-sucedida.

Espero que isso ajude você a evitar os erros OKR mais comuns e escapar da atração do OKR romântico.