OKR na Vida Real: a Jornada OKR da siroop

Muitas pessoas me perguntam “Quais empresas estão usando OKR com sucesso? Onde podemos aprender mais sobre os verdadeiros desafios?” Há muito material básico sobre OKR online, mas muito poucas histórias sobre como a jornada é na verdade. É por isso que adoro quando meus clientes escrevem sobre suas experiências com OKR.

David Frei escreveu um post sobre como eles usam o OKR na siroop, o principal marketplace online da Suíça. Ele fala sobre os desafios e as lições aprendidas desde que tivemos nossos primeiros workshops de OKR em janeiro de 2017.

Você verá que a siroop personalizou sua abordagem OKR, e é assim que deve ser. OKR não é uma abordagem de tamanho único. Se você assistiu ao meu webinar, sabe que recomendo começar pelos resultados, enquanto David prefere começar com o Objetivo. A siroop também decidiu adicionar outro papel além dos OKR Champions.

Eu aprendi é que meu trabalho é fornecer as técnicas que funcionam em 80-90% dos casos e ensinar os princípios por trás delas. Cada empresa é então livre para iterar sobre essas técnicas de uma maneira que se encaixe em seu contexto específico.

Eu adorei como David destacou a importância dos check-ins e quão rápidos eles são:

Os times medem seus key results semanalmente, durante um breve check-in que não leva mais de 15 minutos…  O verdadeiro valor dos OKRs está nos check-ins regulares. Ao saber onde estamos, podemos decidir como queremos avançar.

Ver empresas adotarem OKR e acompanhar o impacto positivo que isso tem na sua cultura é o que me faz vir trabalhar todos os dias. Como Urs Baumgartner, que liderou a implementação de OKR na siroop, me disse:

“Eu concordo totalmente com David que os OKRs realmente nos ajudam a focar e alinhar. É muito gratificante ver que eles entram em nosso DNA e as equipes usam de uma maneira muito positiva e energizada.”

Aqui está o post do David.

Como definimos metas @siroop

Definir metas é um desafio para qualquer empresa, independentemente do tamanho ou da indústria. Nós da siroop adotamos o framework Objectives and Key Results (OKR). Originalmente criado pela Intel e aplicado hoje por uma variedade de empresas em todo o mundo, os OKRs têm aumentado em popularidade. Mas o que são OKRs e como os aplicamos no siroop?

O que são OKRs?

Em poucas palavras: Objetivos são declarações qualitativas, respondendo à pergunta “para onde queremos ir?” – por exemplo, Aumentar a Felicidade do Cliente. Este é um objetivo claro que pode ser entendido por todos na empresa. Key Results são um conjunto de medidas quantitativas, indicando se estamos atingindo o objetivo mencionado acima, por exemplo:

  • Aumentar o NPS de 7,4 para 8.
  • Diminuir taxa de devoluções de produtos  em 25%.
  • Aumentar a taxa de conversão em 0,2%.

Um objetivo consiste em 2-5 key results. O trabalho que fazemos deve ajudar nosso objetivo e influenciar nosso key result. Por exemplo: se colocarmos funcionalidades que sejam úteis para nossos clientes, nosso NPS aumentará. Os times medem seus key results semanalmente, durante um breve check-in que não leva mais de 15 minutos. As revisões semanais ajudam todos a entender, se estamos caminhando para alcançar nossos objetivos como time e como empresa. Se nossos key results estiverem no caminho certo, ótimo. Se não, nós temos a chance de tomar ações corretivas. O verdadeiro valor dos OKRs está nos check-ins regulares. Ao saber onde estamos, podemos decidir como queremos avançar.

Como usamos OKRs na siroop

O ideal é que times diferentes trabalhem de maneira autônoma e, ao mesmo tempo, estejam alinhadas com os objetivos gerais da empresa. Portanto, existe a necessidade de um objetivo comum para o qual todos possam contribuir. Os OKRs se encaixam bem entre Visão e Missão, Estratégia e Iniciativas, (o dia-a-dia do negócio). Ainda mais, eles ajudam a ligar tudo.

OKR como um elo entre Visão e Missão, Estratégia e tarefas diárias

O primeiro passo no processo é definir os OKRs da empresa. Então, foi o que fizemos quando introduzimos o framework. Os OKRs da empresa geralmente são definidos por um ano, dando a direção geral.

Em uma próxima etapa, nossos times na siroop, sob a orientação dos OKRs da empresa, criaram seus próprios OKRs, que são definidos trimestralmente. Cada time deve contribuir para os OKRs da empresa, criando alinhamento e foco simultaneamente. Se dois ou mais times trabalham juntos, elas criam OKRs compartilhados. Ambos os times estão trabalhando para atingir suas metas comuns. Por meio de discussões trimestrais sobre OKRs, os times se tornam mais ágeis e concentram-se nas prioridades claras dos meses seguintes. Cada equipe tem alguém que preenche o papel de OKR Champion. O campeão facilita o check-in da equipe e ajuda na criação de OKRs compartilhados com outras equipes. Também criamos o papel do Embaixador OKR. Voluntários de diferentes departamentos que têm interesse no tópico se reúnem regularmente para discutir o feedback das equipes, orientar as equipes e trabalhar no processo. Nós trabalhamos duro para ancorar OKRs no DNA da nossa empresa e torná-lo parte de nossa cultura.

Os desafios que encontramos

OKR certamente nos ajudou a criar um entendimento comum de nossos objetivos e contribuiu para um melhor alinhamento entre as equipes. Parece ótimo em teoria, não é? Na realidade, é um pouco mais complicado do que isso.

O framework em si é fácil de entender, mas difícil de aplicar. O primeiro desafio para todas as equipes foi descobrir como todos nós podemos contribuir para os OKRs da empresa como um todo. Tornar as metas do time explícitas é uma coisa, mas agregar diretamente para os OKRs da empresa não foi tão fácil quanto poderíamos pensar após o treinamento inicial.

O desafio ainda maior foi (e até certo ponto ainda é) chegar aos Key Results. Quase todas as equipes se esforçaram para identificar medidas que indicam sucesso e são baseadas na entrega de valor. Para equipes funcionais, como finanças, RH e UX, é difícil definir key results.

Uma das falhas em nosso processo foi que nos esforçamos muito para identificar os key results e agrupá-los em objetivos. No entanto, a abordagem lógica é definir primeiro o objetivo e, em seguida, criar os key results que nos informam primeiro sobre o seu sucesso. Para descobrir isso levou algum tempo e uma mudança de mentalidade. Encontrar key results úteis ainda é um dos maiores desafios do processo OKR. Não existe realmente um modelo único que você possa seguir. Estamos progredindo em nosso uso de OKRs principalmente através de treinamento e troca com outros.

Outro desafio, que pode soar mais trivial do que acabou sendo, é encontrar tempo para definir os OKRs a cada trimestre. Todos nós tendemos a estar presos em nosso trabalho  do dia-a-dia e, portanto, não necessariamente levamos o tempo necessário para ter uma discussão abrangente sobre metas. O que ajudou aqui é o trabalho dos OKR Champions dentro dos times. Bloquear a agenda e se preparar é crucial.

Definir os OKRs no último minuto antes do próximo trimestre pode levar os times a ficarem desalinhados, gastando muito tempo discutindo OKRs insuficientemente definidos durante o trimestre e, como resultado, finalmente não obtendo os benefícios que os OKRs podem oferecer. Para ajudar as equipes a evitar essa armadilha, os Embaixadores e OKR Champions têm que proteger o processo de forma muito rigorosa nos primeiros trimestres.

Depois de ter OKRs por mais de um ano, podemos dizer com certeza que tivemos uma curva de aprendizado acentuada. Identificar metas é difícil; Encontrar medições significativas é ainda mais difícil. Mas conseguimos aprender cada trimestre e continuaremos a fazê-lo.

O post How we set goals @siroop foi originalmente publicado por David Frei no Medium.

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