Shared OKRs

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Dicas de um ex-Googler: Alinhando Times com OKRs Compartilhados

Os OKRs compartilhados são uma técnica crucial para criar o alinhamento entre diferentes equipes. Mas poucas empresas os usam bem.

Anos atrás, quando comecei a trabalhar com OKR, o ex-Googler Marcelo Quintella  foi a primeira pessoa a destacar a importância de OKRs compartilhados. Embora a maioria dos autores (incluindo o próprio Google) nem sequer mencione, Marcelo me disse que o compartilhamento é a característica mais importante de OKR

É por isso que estou muito feliz de anunciar o guest post do Marcelo. Mestre em Engenharia pelo MIT, Marcelo é um engenheiro de software que virou Gerente de Produto com ampla experiência em empresas como o Google, Autodesk e Peixe Urbano. Ele atualmente é o ‘Head of Data Analytics’ na Zwift, uma startup que está redefinindo o exercício indorr, focado no ciclismo.

Marcelo, seja bem vindo.

A Importância dos OKRs Compartilhados

Se você se interessou pelo tópico deste post, isso significa que, pelo menos, você já ouviu falar de OKR. Embora não tenha siso inventado pelo Google, tornou-se conhecido por sua importância para as práticas de gerenciamento de produtos do Google.

OKR é uma ferramenta leve e poderosa para alinhar equipes de desenvolvimento de software e negócios. Pode tanto a) manter o foco por um período e b) dar flexibilidade sobre como alcançar esses objetivos.

O segredo das empresas modernas e ágeis é o equilíbrio entre foco e flexibilidade. A capacidade de tomar decisões rápidas (flexibilidade), mantendo o curso estratégico (foco). Isso é verdade tanto para startups (ágeis, mas nem sempre focadas) e empresas tradicionais (geralmente não flexíveis).

Um erro comum em times que começam a usar OKR é tratá-lo como uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Equipes de software que tentam alinhar as áreas de Produto e Engenharia, muitas vezes, listam os as features do roadmap como se fossem OKRs.

Isso vai contra o principal valor de OKRs bem escritos: quando bem feitos, os OKRs não mencionam a lista de tarefas a serem executadas, exatamente para manter a flexibilidade do time e da empresa. Se durante o período definido alguém pensa em uma tarefa que chega ao mesmo objetivo com menos esforço, porque não implementá-la?

Uma Ferramenta de Comunicação

O maior valor o maior valor dos OKRs não está na gestão diária do trabalho de um time. O valor está em atuar como uma ferramenta de comunicação estratégica sobre o foco da equipe no curto e médio prazo. OKRs são, acima de tudo, um mecanismo de comunicação.

A idéia é que não só os membros de uma equipe particular conheçam suas prioridades. Mas também que outross times da empresa conheçam essas prioridades. Eles sabem quando podem pedir uma nova feature ou tarefa (eles ajudam no OKR?). Eles sabem quando confiar em que algo será feito ou se não estiver na lista de prioridades.

E é aí que os OKRs compartilhados entram em jogo. Quando uma empresa usa OKRs em todas as suas áreas, torna o alinhamento entre diferentes equipes muito mais fácil. Seja entre duas equipes de engenharia de software que têm interdependências, seja entre o marketing e as equipes de produtos (ou as equipes de vendas e suporte ao cliente, etc.). Se houver um objetivo que seja importante para a empresa como um todo, esse objetivo provavelmente precisa de mais de uma equipe para trabalhar nela. E quando isso acontece, os OKRs compartilhados são extremamente importantes.

Falta de Alinhamento

Deixe-me ilustrar usando a história que eu conheci no Google. Antigamente (não sei como é hoje em dia) o Google licenciava dados de terceiros para poder mostrar estabelecimentos comerciais em buscas no Google Maps (Hotéis, lojas, estacionamentos, etc.). Um Gerente de Produto que conheci tinha como objetivo “Melhor a experiência de busca no país X.” Ele tinha dois Key Results:

  • X% das buscas deveriam exibir o estabelecimento correto como primeiro resultado.
  • X% das buscas deveriam ser respondidas na primeira busca do usuário (isto é, o usuário não precisava refinar a busca, mudar os termos de consulta, etc).

Até aí nada de novo: temos um Objetivo e seus Key Results. O processo de OKRs estava sendo seguido ao pé da letra.

Para alcançar tal objetivo, era preciso alguma melhora no sistema de busca em si (trabalho puramente de engenharia de software) mas, acima de tudo, era preciso garantir que os dados dos principais estabelecimentos comerciais daquele país estivessem presentes no banco de dados do Google.

O problema é que o tal Gerente de Produto esqueceu de alinhar tais objetivos com o time de Parcerias do Google. A pessoa responsável por encontrar fornecedores de dados e fechar o contrato de fornecimento de tais dados não tinha este OKR definido para aquele trimestre. Fechar tais contratos não estava entre sua prioridades. Não era o seu foco. Ela até fez alguns contatos, conseguiu definir quais eram os melhores fornecedores, mas não chegou a fechar o contrato. E com isso o lançamento do Google Maps para aquele país foi adiado.

Minha Vez de Compartilhar OKRs

Para minha sorte eu pude aprender com o erro de outra pessoa e, quando chegou a minha vez de ser o Gerente de Produto para o Google Maps na América Latina, eu sabia da dependência que o Produto tinha do trabalho do time de Parcerias. Sempre que tinha novas funcionalidades a serem lançadas fiz questão de alinhar o foco com os times dos países em questão antes de definir que aqueles seriam realmente os OKRs para o trimestre. Se o time de Parceria não podia se comprometer com aquele objetivo, não fazia sentido sequer ter o Objetivo listado para o time de Produto e Engenharia.

Então voltamos a questão da comunicação: não basta escrever seus OKRs e apenas o seu time consumí-los. É muito importante que os OKRs sejam conhecidos por toda a empresa. E, mais importante ainda, se o seu Objetivo depende do trabalho de outro time, escreva os OKRs em conjunto e garanta que o Objetivo e as Métricas sejam compartilhadas entre os times.

Volto a insistir, mais do que uma gestão interna de um time, OKRs formam uma ferramenta essencial para a COMUNICAÇÃO entre times de uma empresa. É uma forma simples de não apenas de gerenciar expectativas (posso te pedir uma nova funcionalidade?) mas principalmente de alinhar (compartilhar) esforço entre times, qual o foco, e como o sucesso será medido.

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