Definindo OKRs Remotamente

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Fonte da imagem: blog Zoom.us

Depois do meu último artigo sobre OKR e COVID-19, algumas pessoas me procuraram pedindo dicas sobre como definir OKRs agora que muitos de nós estão trabalhando de casa. Eu pedi ao Ian Harvey, Diretor Sênior de Portfólio na Elsevier, para escrever um guest post descrevendo como eles estão definindo os OKRs com times remotos, e ele gentilmente concordou.

Com vocês, Ian.

A Elsevier é uma empresa de analytics que auxilia instituições e profissionais a progredirem na ciência e avançarem no que diz respeito a assistência médica. Ela evoluiu de uma pequena editora holandesa para uma empresa global que combina conteúdo e tecnologia para fornecer insights acionáveis.

A minha posição é Diretor Sênior de Portfólio e meu papel principal é ajudar os times a definirem os resultados que estão lutando para alcançar. O foco nos resultados acima das entregas é tema constante na minha carreira.

Mudanças repentinas exigem pensamento rápido

Para quase todas as organizações, os OKRs para o segundo trimestre de 2020 terão uma coisa em comum: eles serão definidos por times totalmente distribuídos. Para a Elsevier, isso foi um novo desafio e nós decidimos compartilhar como o abordamos para um de nossos principais times de produto.

Com o isolamento imposto pelo Covid-19, o nosso suporte já existente ao trabalho em casa foi uma grande vantagem. Educar e cuidar de nossas crianças durante nosso horário de trabalho bem como o distanciamento social são enormes desafios, mas, sob o ponto de vista da tecnologia, estamos preparados para dar suporte a times distribuídos.

Nossa experiência anterior com OKR

Nós temos trabalhado com OKR faz dois anos como uma organização global de tecnologia com múltiplos centros de atuação, e reuniões distribuídas não nos são estranhas, mas geralmente algo crucial como a definição de OKR é feito pessoalmente. Até agora.

Geralmente algo crucial como a definição de OKR é feito pessoalmente. Até agora.

No começo do ano, nós demos suporte a alguns de nossos grupos de produtos com um workshop presencial de dois dias. Começamos com treinamento de OKR em grupo, então passamos às Perguntas e Respostas, antes de reiterar as estratégias organizacionais e de produto.

Os times então foram para suas próprias salas de reunião a definiram seus OKRs com uma certa orientação facilitada. Por fim, cada time compartilhou com o grande grupo. Visto se tratar de um exercício co-localizado, funcionou bem!

Mudando para um formato distribuído

Mas então o isolamento veio, e nós tivemos que repensar nossa abordagem quando outro time equipe de produto de aproximadamente 30 pessoas precisou de suporte.

Não fizemos nada muito diferente de início. A reunião de duas horas já estava agendada antecipadamente e nós pedimos ao time para trazer seus Key Results do primeiro trimestre atualizados e para pensar sobre o que eles queriam alcançar no segundo trimestre.

A sessão começou com 20 minutos de atualização e dúvidas. Nós tocamos nos princípios de bons OKRs, o teste de hipóteses e compartilhamos alguns exemplos bons e ruins de Key Results.

Até o momento, levar as reuniões de definição de OKR para o ambiente online foi a única coisa que mudou com o nosso processo de OKR.

Aproveitando ao máximo as videoconferências

Um dos maiores desafios para os facilitadores de reuniões remotas é ler o ambiente. Nós somos usuários de longa data do Zoom e eu costumo usar a Gallery View para  dividir a tela com a minha apresentação, mas idealmente você teria um segundo monitor para visualizar o público. Em uma sessão de OKR nós queremos que a equipe toda contribua!

Você precisa dar conta do recado como facilitador em uma reunião virtual. Mesmo com o vídeo, é muito mais difícil obter as pistas visuais de que alguém está desinteressado ou que discorda de um ponto, mas não está se manifestando. 

Você precisa dar conta do recado como facilitador em uma reunião virtual. Mesmo com o vídeo, é muito mais difícil obter as pistas visuais de que alguém está desinteressado ou que discorda de um ponto, mas não está se manifestando. Enxergar todo mundo na câmera é importante.

O Zoom realmente ajudou com o próximo passo. Nós demos a cada time uma breakout room, que é essencialmente sua própria sala de reunião privativa no Zoom, mas ainda conectada à reunião principal.

Eu podia me mover entre as salas para responder perguntas e assegurar que cada um contribuísse. É muito mais fácil fazer isso em grupos menores. Como organizador da reunião, você pode juntar salar manualmente ou os times podem requisitar que você o faça. Você também pode mover as pessoas entre as salas, se necessário.

Se você está usando o Teams, Google Meet, Skype ou similares há uma alternativa. Agende reuniões adicionais para cada grupo ao mesmo tempo da reunião principal. Dê aos times a URL para suas reuniões individuais para que eles tenham espaço para sua discussão. A qualquer momento, você pode escolher a qual time quer se juntar. Compartilhe os links da reunião no chat do Teams ou sua ferramenta similar, assim, se as pessoas se desconectarem é rápido de voltar. Você pode então pedir que as pessoas se juntem novamente à reunião principal quando o tempo para definição de OKRs acabar. Não é tão conveniente, mas irá servir ao propósito.

Comentário do Felipe: Este pequeno vídeo explica como criar breakout rooms no MS Teams (em Inglês). 

Dentro das breakout rooms os times compartilhavam uma página do Confluence em que uma pessoa editava e mostrava os OKRs enquanto eles trabalhavam.

Nós estabelecemos um período de 50 minutos para a definição dos OKRs e eu alertei os times via mensagem de transmissão quando o tempo estava acabando. Quando você fecha as breakout rooms, os times têm um minuto para finalizar antes de voltar à reunião principal. Esse é um recurso interessante.

A nossa sessão terminou com cada grupo compartilhando seus OKRs propostos. Fico contente em dizer que tivemos ótimos exemplos de pensamento focado em resultados. No geral, a sessão foi muito bem-sucedida e a próxima será ainda melhor.

Treinamento de OKR para outros times

Nós também usamos o Zoom para uma sessão de treinamento de OKR de duas horas. Nosso treinamento particular inclui alguns exercícios que são realizados por meio da técnica de liberating structures 1-2-4-All. Essa é uma abordagem colaborativa que engaja todo mundo, entregando resultados melhores do que sessões de breakout informais.

Você começa com uma autorreflexão silenciosa de cada indivíduo, então passa para geração de ideias em pares, construídas sobre as ideias da autorreflexão. Depois, você compartilha e desenvolve as ideias dos pares em quartetos. Por fim, cada grupo divide com todo mundo. Todas as etapas têm limite de tempo.

Nós modificamos isso um pouco no Zoom. Distribuímos as pessoas em cada breakout room, em grupos de 3 ou 4, de maneira aleatória. Demos às pessoas 5 minutos de autorreflexão, então 10 minutos no grupo de 3 ou 4. Os resultados foram depois compartilhados na sala de reunião principal do Zoom. Funcionou bem, sem haver uma enorme carga administrativa. Na minha opinião, é uma boa maneira de assegurar que todo mundo se envolva nos exercícios.

Alguns pensamentos finais

Dica: Você irá poupar bastante tempo se você pré-definir as pessoas para cada breakout room antes da reunião. Nós fizemos manualmente, mas fazer o upload de um arquivo CSV seria mais rápido.

Depois: Poucos dos OKRs que nós criamos tinham um baseline definido. Certifique-se de acompanhar para garantir que os times tenham suas linhas de base e metas.

Da próxima vez: Estamos abraçando as maravilhas do Miro para colaboração e isso parece funcionar melhor do que o Confluence. Com o Miro, a equipe inteira pode editar um documento e ver as contribuições de cada um. O modelo do mapa mental é um bom recurso para os OKRs, mas também experimentaremos outros.

Boa sorte com suas sessões!

Comentário do Felipe: As ferramentas de colaboração online que permitem que as pessoas visualizem o trabalho umas das outras são extremamente úteis para equipes remotas. Mural e Miro são as ferramentas líderes nesse espaço, mas ferramentas ainda mais simples, como o Google Slides ou o Google Drawings podem funcionar.

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